La farmacia adquiere los medicamentos y demás productos sanitarios a través de los pedidos que realiza a sus proveedores. Para la reposición del día a día se trabaja con mayoristas de la distribución farmacéutica que, desde su almacén más cercano a la farmacia, suelen hacer dos o más repartos diarios. Así, el medicamento resulta muy accesible a la población porque si la farmacia no tuviese unidades de algún artículo, lo podría conseguir, en general, en un plazo muy breve.

 También se hacen pedidos directos a los laboratorios elaboradores. Los plazos de entrega son variables (entre un día y dos semanas o en la fecha pactada) pero al no llevar el cargo comercial del mayorista, se puede bajar precios en aquellos artículos que no está fijado.

 Cada medicamento o artículo recibido, en el proceso de recepción de pedidos de la aplicación informática, es dado de alta en la farmacia capturando el código de barras del cupón precinto y actualizando la fecha de caducidad. Queda registrado el proveedor y la fecha y hora de entrada. En los envases que constan de código datamatrix, desde el 9 de febrero se debe realizar la captura de este código y además comprobar que no esté dañado el dispositivo antimanipulación del envase del medicamento. El código datamatrix es único para cada envase de cada medicamento e incluye la identificación del producto, la fecha de caducidad, el número de lote, el número de serie y el código nacional. Es un sistema introducido a nivel europeo para evitar falsificaciones de medicamentos y hacer un seguimento de cada unidad.

 Los medicamentos se conservan en la farmacia en muebles cajoneras, en los estantes de la sala de ventas o en el almacén. Los termolábiles (insulinas, vacunas y otros) se guardan en nevera en un rango de temperatura entre 2 y 8ºC controlado con una sonda que hace una medición cada 5 minutos.

 Mensualmente se revisa la caducidad de todos los artículos de la farmacia y se retiran aquellos que no son adecuados para la dispensación. Estos son abonados parcialmente por el mayorista.

 En el momento de la dispensación se debe comprobar que la persona (paciente o cuidador) sabe para quién y para qué es el medicamento, su posología, la duración del tratamiento, cómo se toma y qué debe hacer si le sobra medicación. Se revisará que no haya duplicidades ni interacciones entre tratamientos.

 Con este método de trabajo la farmacia garantiza que los medicamentos llegan a los usuarios en las condiciones adecuadas de conservación y uso.